para reducir perdidas; cudles son los errores mas comunes
que se cometen a la hora de realizar los inventarios
Martin Ghirardotti
PARA LA NACION
Los inventarios en las compailias representan uno de sus principales activos. Su adecua.da gestion es funda¬mental para evitar perdidas. Conocer cuales son los puntos de control que las empresas deben ejercer sobre los procesos que incluyen inventarios, y tener conocimiento de los errores mas comunes, es fundaniental cuando se realizan controles sobre los mismos.
Al referirse a listados de productos terminados es importantediferenciar el de las mercancias mantenidas en deposit° respect° del de las que son almacenadas en sucursales cornerdales, ya que los riesgos varian significativamente. En primer lugar se deben tener en cuenta algunos peligros generales relacionados con el manejo de productos terminados y otros vinculados con los depOsitos; tambien se deben considerar las sucursales comerciales. En cuanto alas mercaderias, se debe:
• Verificar que personal qu.e tiene
acceso fisico a los bienes no pueda realizar ajustes de inventario sin super¬vision de terceros sectores.
® Impedir que los informes de recepchin, una vez ingresados al sistema, sean modificados con posterioridad. Si se permite su modification poste¬rior se podrian realizar cambios en y de esta forma alterar documentos y desviar bienes.
• Chequear que todo remit° por salida de mercaderias este facturado. Este control lo deberia proveer el sistema o realizarse manuaimente.
• Ver que la empresa use el metodo de primero/entradoprimero/salido para evitar la obsolescencia.
Verificar la existencia de los bienes con escasa rotacion (ejemplo sin ventas en los tiltimos 12 meses) y evaluar si deben ser desvalorizados y/o si realmente existen;
• Revisar, para una muestra de bienes, su estado de mantenimiento.
• Evaluar si la empresa vendio bienes por debajo de su precio de costo (puede ser un indicador de inventarios sobrevaluados o que la compafila sufrio algun tipo de fraude o irregularidad).
En cuanto a los inventarios, se debe verificar la politica de seguros. En epocas de inflation, las empresas no actualizan el valor de sus seguros, y ante robos o incendios, las perdidas pueden ser cuantiosas.
Si hay bienes en depOsitos de terceros, hay que prestar especial atendon a su antigiiedad. En ocasiones
son mantenidos fuera de la organizacion para evitar controles o que sean desvalorizados. En estos casos, mas alla de su significaciOn deberian ser verificados o via sistemas controlar la rotation de los mismos.
Mas estrictos
Los bienes de mayorvalor o que por su tamafio sean de mas dificil control deben pasar por una revision mas estricta. Algunas veces, se destinan
AL REALIZAR INVENTARIOS ES IMPORTANTE QUE SEAN SORPRESIVOS Y VERIFICAR SI EXISTIERON MOVIMIENTOS INUSUALES
espacios precisos con responsables especfficos dentro del deposit° para ejercer mayor control sobre estos bienes.
Al realizar inventarios es importante que sean sorpresivos yverificar si existieron movimientos inusuales de mercaderia antes y despues de la toma de los mismos ya que, si son programados, los responsables de los mismos pueden confeccionar remitos ficticios para ajustar el stock, que luego del conteo son revertidos y de esta forma los faltantes no son detecta.dos. Por esta razor es fundamental monitorear los movimientos atipicos
en forma previa y posterior.
En el caso de que las empresas tengan sucursales comerciales, adicionalmente a los controles mencionados, es importante tener presentes las siguientes precauciones:
® Verificar, en forma previay posterior a la toma, todo movimiento inusual de mercaderia, por ejemplo si la sucursal ha realizado ajustes de stock, remitos o facturado bienes a clientes ficticios, queluego regulariza con notas de credit°.
ry Chequear c6mo se resguardan los productos de mayorvalory/o de tamafio reducido para evitar de que los mismos sean sustraidos. Por ejemplo, los supermercados muchas veces ponen cerca de las caj as productos ros y de tamafio reducido para evitar robos. ® Verificar las condiciones de seguridad de los productos y su disposition para que no representen un riesgo de accidente para los clientes y personal de la firma.
• Controlar, si los locales son a la calle, que existan controles operativos para evitar robos y/o saqueos.
Tal como se puede observar, la realization de adecuados controles es fundamental para que las compafilas eviten perdidas o reduzcan las mismas a rangos tolerables para que no afecten el desempefio de la firma. La toma de conciencia por parte de la direction de la empresa es clave para evitar perdidas innecesarias. •
E/ autos es presidente del Instituto de Auditores Internos de Algentina (MIA).
