familiarizados con todos los procesos para identificar a tiempo riesgos y oportunidades
Luis Armoza
PARA LA NACION
Es importante para las empresas que cuentan con areas de logistica y distribution que sus auditores que son los principales encargados de prevenir todo tipo de fraude esten muy bien conectados con los diferentes aspectos de la organization tanto interna como externamente incluidos lo comercial, los problemas de la industria y del mercado, el ambito eco¬nomic° y por supuesto estar muy familiarizados con los procesos de la compallia, todo ello para poder identificar los riesgos y las oportunidades que puedan presentarse en cada una de las areas bajo
revision. .
LogIstica y distribuciOn es una de las areas donde los auditores internos (Al) deben superar los limites tradiciO
nales de las auditorias (como controlar la administraciOn de inventarios almacenados en depositos propios o externos) para dar un paso mas y entrar en la tematica del negocio en si, entendiendo el objetivo de la misma.
El alcance
Lo importantasera, desde el principio, identificar cual es el alcance de esta audito¬ria, que variard de acuerdo con comb sea la estructura organizacional de cada empresa, ya que no solo aplica a aquellas cuyo objetivo de negocio es la logistica, sino que abarca a. todas las compafilas que manejen productos ypor que no servicios.
Se comienza con la revisiOn de los procesos de planeamiento de recepciOn de los productos (de areas productivas o de proveedores) y se concluye con la entrega
identificaciOn de las areas de oportunidad en cuanto a riesgos, eficiencia y mejoramiento de los procesos clave de esta para el cumplimiento de los objetivos empresariales. Dentro de ellos podemos nombrar a la section de planeamiento, donde no tener un buen control implicaria un sobrecosto por el almacenamiento de los inventarios innecesarios, asi como una falta de stock podria ocasionar paros en la producci6n o desabastecimiento en los canales comerciales. Estos riesgos se ven potenciados por la actual economia.
Flota
Un area para prestarAspecial atencithies la del manejo de la fiota prOplA de transportes o la contratacren de empresas transportistas teniendo en cuenta los costos, el control de este gremio, las ordenanzas nacionales, provinciales y municipales, la utilization eficiente de las rutas, las distintas alternativas de distribuciOn posibles, los seguros y otros medios que salvaguarden los activos en transit°.
Sin enumerartodos los procesos o subareas clave podemos nombrar aquellas que se le deberan poner mayor foco or el riesgo que representan, tales como: los controles de recepciOn de productos no solo en cuanto a cantidad, sino a calidad, estado, disponibilidad y documentation so porte; los conflictos de interes que puedan darse dentro del area por unificar en una per
p
sonaprocesos clave poniendo en riesgo no solo el negocio, sino a las personas (comb unificar la funciOn del conteo de inventarios con el registro de estos); la proteccion no s6lo de los sistemas, sino de las area ffsicas como los accesos, el layout, las coberturas y acciones preventivas a efectos
e evitar fraudesyaccidentes que afecten tanto a los trabajadorescomo a los productos; la vulnerabilidad que puede representar la devoluciones, el manejo de envases y las salidas miscelaneas.
Obviamente, las ventajas de realizar la auditoria son amplias: desde asegurar el cumplimiento de los objetivos de la empresa hasta detectar falencias ovulnerabilidades en la estructura de con¬trol induida la sustraccion de inventarios, perdidas por ineficiencias, desproteccion de los trabajadores, exposiciOn inadecuada de los productos, mal aprovechamiento de los recursos, incumplimiento de reglamentaciones gubernamentales; hasta incluso la no protection del medio ambiente, como la disposiciOn de materiales o productos que se encuentran fuera de los estandares de comercializacion.
Para concluir, logistica y distribution es un area clave dentro de las comparlias y se le debe dar especial atenciOn por sus riesgos directos y asociados para asegurarse que se encuentran establecidos los controles adecuados buscando a la vez el valor de las eficiencias.
del pedido a los clientes. Es clave destacar que en varias organizaciones este departamento tambien tiene a cargo los movimientos de materias primas, asi como tareas referentes a la toma de pedidos, la confection del remito y posterior facturacion. Por lo cual podra ser tan amplio
como la estructura organizacional lo requiera, si bien desde el punto de vista de au¬ditoria será conveniente analizar la divisiOn por mOdulos para no perder el foco de las oportunidades y recomendaciones.
De esta manera, la audi¬toria de logistica ayudard en