Si asumimos que un buffet importante de abogados cuenta con entre 300 y 400 personas, podemos suponer que se plantean algunos de los siguientes interrogantes: Lcomparten el objetivo de fidelizar al cliente?, busca producir mas expedientes terminados, con la misma cantidad de personal y recursos?, pretende informar al cliente con periodicidad para que no tenga que llamar constantemente por la situation de su litigio?, zPersiste la meta de bajar el costo de estructura, sin bajar la calidad de sus servicios?
Todas estas peguntas y muchas mas se logran responder holgadamente aplicando los conceptos de law logistic. Sabemos que nos estamos enfrentando con un horizonte economic° local y glo¬bal de suma cautela, complicado
y con crecimiento menor que las decadas anteriores. Por eso, considero que law logistic sera la herramienta indiscutible de aplicacion.
A mi entender, las tres areas de trabajo definidas dentro del estudio de abogados son:
• Inbound: son todos los clientes, preguntas, consultas, inicio de juicios, litigios, etc. que el bu¬ffet recibe dia a dia sin un orden preestablecido. En esta primera parte, se tiene la oportunidad de aplicar una cantidad de mejores practicas, como completar la informaciOn, confeccionar las caratulas, expedientes, carpetas con todos los datos requeridos en una etapa posterior de facturacion.
La idea es hacerlo una sola vez y con cero defecto. Esto apunta a eliminar una serie de tareas; preguntas, llamadas, bilsquedas de carpetas originadas en . no disponer de un buen sistema de entrada y clasificacion de lo que en una fabrica se llamaria la materia prima.
§ Proceso de transformaciOn: se busca que cada expediente sea normado para lograr que
se realicen en el menor tiempo posible, con un valor agregado y adicionado a un concepto de trazabilidad, es decir el cliente puede saber exactamente en que estado estaria su expediente.
De esta manera se podra tener informaciOn diaria sobre el estadio en que se encuentra
Para un estudio
juridico, concentrarse
en Ia logistica implica
un cambio cultural
importante, pero
tambien beneficioso
cada accionar juridico. Hasta se puede incursionar en el con¬cept° de tablero de control, que permite controlar cualquier gestiOn: 4Cuantas cotizaciones tengo en el dia de hoy?, i,Cuales son y quien las atiende? LCual es el deadline para contestar? Xuantos juicios se perdieron? i,Cuantos se ganaron?
• Outbound o distribution de
los elaborados ya sea al cliente, al juzgado, a entes estatales solicitando o contestando requerimientos. En esta area, hay posibilidades de errores, perdidas de tiempo, perdida de juicios por llegar tarde a los plazos procesales, etc.
Despues de todo lo expuesto so¬lo es necesario aplicar voluntad de cambio. El desafio es grande ya que implica un cambio radi¬cal en la cultura del trabajo. Sin duda los beneficios seran numerosos, comenzando por el clima laboral y la eficiencia.
Algunos disparadores que se obtendran a partir de esta tematica:
n Indite de RotaciOn del estudio: cuanto facturo dividido el patrimonio imnovilizado que tengo. Con el dato concreto, se podra analizar un proceso de mej ora. continua.
n Implementacion del concept° colaborativo: implica coordinar el trabajo de todos sobre una
mis
ma base de datos. Dichos datos son al mismo tiempo, confiables
y completos., •
• Mantener un indicador de terminaciones o entregas cero de
fectos, dado que cualquier error no subsanado significa costo y tiempo a cargo del estudio.
n Sincronizacion: los requerimientos, la producciOn y las entregas pueden medirse en cuanto a su velocidad. Esto permite que no se produzcan cuellos de botella en ninguna de las tres areas.
Un aspecto que hace a la eficiencia de las organizations es el concepto de back office: ma¬terial de trabajo. Cuanto tiempo se pierde por quedarse sin toner, sin papel en la fotocopiadora, sin alguno de los diversos articulos de libreria, etc.
Frente a estos inconvenientes cotidianos se buscan alternativas que sumadas en conjunto son muchas horas de trabajo desperdiciadas por descuidar parte de la cadena de valor del buen funcionamiento de una oficina.
En este escenario de alta competitividad ganan los /lids eficientes. El futuro pertenece a quienes administran el cambio con inteligencia:
El autor es doctor en AdministraciOn de Empresat, ingeniero electromecenico e ingeniero industrial. Es profesor de Ia Facultad de •Ingenierla de la